Varastonseurannalla tarkoitetaan varaston käytön seuraamista ja hallintaa. Seurataan mitä tavaraa menee varastoon, mitä sieltä otetaan ja mikä osasto tavaraa tarvitsee. Varastonhallinnalla saadaan selville mm. materiaalivirrat ja varastonkiertonopeudet. Varastoja on erilaisia kuten perusvarasto, varmuusvarasto, puskurivarasto, sesonkivarasto ja prosessivarasto. Toimivalla varastonhallinnalla voidaan vaikuttaa yrityksen liiketoimintaan, ostotoimintaan, työprosesseihin ja pääoman hallintaan.
Pienessä yrityksessä varastoseuranta tyypillisesti kirjataan paperille, johon merkitään päivämäärä ja osasto tai henkilö, joka tavaraa tarvitsee. Osassa yrityksistä varastoseuranta perustuu siihen että, viimeinen tuote viedään varastosta ja sitten tilataan lisää. Tämä voi johtaa töiden seisahtumiseen, koska materiaalia ei ole saatavilla tai korkeita kuluja pikatoimitusten takia. Toisaalta liian iso varasto aiheuttaa kuluja. Varaston optimointi on liiketoiminnan kannalta kannattavinta.
Varastonseuranta Rivit.fi avulla
Rivit.fi kirjausjärjestelmään voidaan luoda varastonseuranta, joka ilmoittaa kun tavara on vähissä, että tilaus saadaan ajoissa lähtemään. Varaston kulutuksesta kertyy samalla dataa, josta nähdään mm. kiertonopeudet ja sesongin vaikutus. Esimerkiksi kesäaikaan ulkomaalien kulutus on huipussaan kun taas talviaikaan huomattavasti vähäisempää. Vuosittain kerätystä datasta voidaan nähdä selviä käyriä, kuinka tietty tuote on huipussaan ja tarvittaessa suunnitella varastotilaus jo etukäteen.
Seurantaa helpottaa QR-koodien käyttö, jolla nopeasti tarkastat hyllypaikan, tuotenumeron, tuoteryhmän tai esimerkiksi varastonimikkeen. Rivit.fi kirjausjärjestelmällä seuraat tilannetta myös reaaliaikaisesti ja määrität tilausvälin tai minimituotemäärän milloin järjestelmä ilmoittaa tilaustarpeen. Rivit.fi kirjausjärjestelmällä myös tiedon jakaminen esimerkiksi myynnin kanssa on helppoa.
Sähköisen järjestelmän hyödyt
Sähköisesti tallentamisesta on monta etua ja hyötyä verrattuna paperisiin lomakkeisiin ja epämääräisiin tilauksiin. Varastojen seurannalla voidaan tilastoinnin lisäksi havaita tärkeät kehityskohteet ja muutosta kaipaavat toimintamallit. Varaston seurannan lisääminen järjestelmään auttaa selkeyttämään toimintaa ja sähköiseen järjestelmään on myös helppo merkitä, mitkä tuotteen ovat jo tilattu ja mitkä ovat jo saapuneet varastoon.
Sähköiseen järjestelmään kirjataan yleensä tiedot määritellyn pohjan mukaisesti, jolloin kirjaaminen on nopeaa eikä mikään tieto jää merkkaamatta. Tiedon jakaminen myös kollegoille on nopeaa ja kätevää. Merkinnät ovat tehty sähköisesti eikä tarvitse arvuutella toisen käsialasta ja virheetkin vähentyvät. Sähköisessä tallentamisessa ydinasiana on, että tehdyt merkkaukset ja tiedot ovat varmuuskopioituna ja palautettavissa, jos jotain sattuu. Hukattua tai pilaantunutta muistilappua tai lomaketta voi olla vaikea saada enää takaisin.